Decyzja o organizacji przyjęcia w budynku o charakterze dawnej stodoły zmienia sposób planowania wielu elementów uroczystości. Sama powierzchnia sali nie mówi jeszcze, czy wybrany układ będzie wartościowy. Trzeba uwzględnić rozmieszczenie wejść, okien, słupów, stołów oraz miejsca przeznaczonego do tańca.
Wesele w stodole na prawdę bardzo często znaczy dużą, otwartą przestrzeń, w której łatwo przemienić ustawienie poszczególnych elementów, ale jednocześnie nie najłatwiej wyznaczyć wyraźne strefy. Przy większej liczbie gości znaczenie ma szerokość przejść, dostęp do stołów oraz odległość między częścią przeznaczoną do jedzenia a parkietem. Z praktycznego punktu widzenia warto przejść po sali tak, jak będą poruszać się goście podczas przyjęcia. Dopiero wtedy można zauważyć, czy drzwi nie znajdują się zbyt blisko stołu, czy obsługa ma swobodny dostęp do zaplecza i czy osoby siedzące przy stołach nie będą przeszkadzać sobie w trakcie przechodzenia.
Charakter wnętrza wpływa także na sposób planowania wystroju. Drewniane ściany, belki, ceglane fragmenty czy widoczna konstrukcja dachu są stałymi elementami przestrzeni, których nie można traktować podobnie jak dekoracji ustawianych na stołach. W sytuacji gdy planowane jest romantyczne wesele w stodole, szczególne znaczenie może mieć rozmieszczenie światła. W dzień spore okna mogą zapewniać całkiem inne warunki niż wieczorem, gdy potrzebne stają się lampy, girlandy albo inne źródła światła. Nie wszystkie powierzchnie nadają się jednakże do mocowania ozdób, a cięższe elementy mogą wymagać specjalnego sposobu ustawienia. Przed przygotowaniem aranżacji warto więc sprawdzić, co można zmienić, a co musi pozostać w niezmienionej formie. Dotyczy to również stołów i krzeseł. Ich ustawienie powinno uwzględniać nie tylko i wyłącznie wygląd sali, lecz też wygodny dostęp do wyjść, toalet i innych części budynku.
Kolejną kwestią jest pogoda i sposób korzystania z terenu znajdującego się wokół budynku. Jeśli część wydarzenia ma odbywać się na zewnątrz, intencja powinien uwzględniać możliwość zmiany warunków atmosferycznych. Deszcz nie jest jedynym kłopotem. Znaczenie mogą posiadać też silny wiatr, chłodny wieczór, intensywne słońce albo mokra nawierzchnia. Przy wyborze miejsca warto sprawdzić, czy istnieje sposobność szybkiego przeniesienia zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnątrz pozostanie wystarczająco na prawdę dużo przestrzeni. W praktyce przydaje się również ocena drogi prowadzącej od parkingu do wejścia. Jeżeli obiekt znajduje się na terenie zielonym, po opadach warunki mogą wyglądać zupełnie inaczej niż w trakcie pierwszej wizyty. Osobno trzeba sprawdzić ogrzewanie i wentylację. Wysokie pomieszczenie może wymagać innego sposobu utrzymywania temperatury niż standardowa sala, a duża liczba osób prócz tego wpływa na warunki panujące wewnątrz.
Nie mniej istotne pozostają kwestie techniczne, które często wychodzą na jaw dopiero podczas przygotowań. Obiekt weselny powinien być analizowany również pod kątem zaplecza dla cateringu, dostępu do energii elektrycznej, miejsca na sprzęt muzyczny i sposobności wniesienia wyposażenia. Jeżeli już dekoratorzy, muzycy a także obsługa korzystają z tych samych drzwi, harmonogram montażu może wymagać szczegółowego ustalenia kolejności prac. Warto sprawdzić także akustykę, ponieważ wysokie sufity i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku. Ma to znaczenie zarówno podczas rozmów przy stołach, jak i przy odtwarzaniu muzyki. Znaczenie mają nawet pozornie drobne sprawy, tj. liczba dostępnych gniazdek, długość przewodów, miejsce ustawienia lodówek czy sposób wynoszenia odpadów. Takie elementy nie wpływają na wygląd zdjęć z przyjęcia, niemniej jednak podczas samego wydarzenia mogą mieć bezpośredni wpływ na organizację pracy i przeznaczenie dostępnej przestrzeni.
Źródło informacji: wesele w stodole Warszawa.