Nagrania dźwiękowe są obecnie wykorzystywane w dużej liczbie przypadków, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, podczas których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze umożliwia bardzo szybko odnaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera sporo wątków.
W takich okolicznościach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich tworzenia znaczenie ma nie tylko zapis słów, ale też zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że właściwie każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Zupełnie inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a przeciwnie zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Problemem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (zobacz: transkrypcja do sądu cennik). W takich wypadkach konieczne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może przemienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymogów.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania albo porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest również zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą mieć znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się również w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań albo wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W współzależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różnorodne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma zależy od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Więcej: transkrypcje nagrań.